Trimiteti mesajul potrivit persoanelor potrivite la timpul potrivit !
Daca coordonati proiecte atunci cunoasteti faptul ca pentru succesul proiectelor este foarte important sa comunicati in mod clar si eficient cu toti "stakeholderii" proiectului. Altfel se poate intampla ca echipa de proiect sa-si piarda directia, entuziasmul, increderea sau motivarea si proiectul va inregistra intarzieri sau depasiri de buget.
Iata mai jos 10 pasi pe care ii recomandam sa-i faceti atunci cand concepeti un plan de comunicare pe care il doriti eficient:
Pasul 1: Analiza situatiei
Acesta este un termen la moda in managementul de proiect si se refera la cercetarea mediului in care se va face comunicarea. Incepeti prin evaluarea performantelor de comunicare anterioare, din alte proiecte, identificati punctele tari, punctele slabe, oportunitatile actuale si bineinteles amenintarile (analiza SWOT). Dupa aceasta analiza identificati orice lectie invatata din experienta proiectelor anterioare derulate de voi sau de compania clientului care pot fi foarte utile in evitarea greselilor efectuate anterior.
Pasul 2: Obiectivele de comunicare
Acum ca aveti o imagine clara cu punctele tari si punctele slabe ale dumneavoastra si a echipei legat de comunicare sunteti gata pentru setarea obiectivelor de comunicare.
Listati 3 obiective principale pe care doriti sa le atingeti prin comunicare legat de proiectul vostru. De exemplu, poate dorit sa informati stakeholderii legat de progresele inregistrate de proiect, sa motivati managementul sa adere la proiect sau sa imbunatati productivitatea echipei.
Pasul 3: Ghidul de comunicare
Dupa stabilirea obiectivelor este important sa stabiliti un set de proceduri, reguli si recomandari pentru a controla comunicarea in cadrul proiectului. De exemplu puteti decide:
- toate mesajele vor fi distribuite prin canalele de comunicare predefinite;
- toate comunicarile critice vor trebui aprobate in prealabil de management (BORDUL proiectului);
- toate mesajele vor fi croite pe baza nevoilor de comunicare al stakeholderilor;
Pasul 4: Definirea audientei
Acum este momentul in care sa definiti cine este audienta pentru comunicatele legate de proiect. Retineti, comunicarea formala este o metoda prin care puteti controla mesajele care pleaca de la echipa dumneavoastra catre exterior. Astfel promovati o imagine unica despre proiect audientei dumneavoastra si va asigurati ca "toata lumea are aceasi versiune a adevarului".
Pasul 5: Nevoile stakeholderilor
Fiecare grup de audienta are nevoiel sale specifice. Fiecare stakeholder necesita informatii specifice si in concordanta cu rolul sau in proiect. De exemplu sponsorul de proiect are nevoie sa fie informat de orice risc de prioritate ridicata, sau probleme cu impact mare, pe cand un Auditor al calitatii are nevoie sa fie informat mai ales de stadiul livrarii rezultatelor proiectului.
Pasul 6: Mesajele cheie
Listati mesajele principale pe care este nevoie sa le trimiteti fiecarei categorii de Stakeholderi. mesajele cheie pot include: stadiul proiectului, riscurile proiectului, problemele proiectului, rezultatele proiectului sau resursele proiectului.
Pasul 7: Canalele de comunicare
Exista o mare varietate de modalitati prin care puteti livra mesajele cheie catre stakeholderii proiectului: prin email, newsletter, intalniri, conferinte, comunicate de presa, etc. Este important sa identificati pentru fiecare stakeholder (cel putin pentru stakeholderii importanti) care este modalitatea cea mai eficienta de trimitere a mesajelor.
Pasul 8: Programarea evenimentelor de comunicare
Acum sunteti gata pentru a crea un plan detaliat de comunicare prin programarea evenimentelor de comunicare, a actiunilor si activitatilor necesare pentru a trimite mesajele potrivite persoanelor potrivite la timpul potrivit pe tot parcursul proiectului.
Creati un plan detaliat cu specificarea momentului, a duratei pentru fiecare eveniment si activitate si specificati orice dependinte exista cu alte evenimente sau activitati in cadrul planului de comunicare.
Pasul 9: Comunicarea evenimentelor
Pentru fiecare eveniment din planul de comunicare, descrieti in detaliu scopul si obiectivele, cum va avea loc, unde si cand.
Pasul 10: Matricea comunicarilor
La final, dupa ce aveti descrierea in detaliu al fiecarui eveniment si cand va avea loc, este important sa asignati responsabilul de eveniment si cina va face evaluarea impactului si atingerea obiectivelor de catre fiecare eveniment de comunicare in parte. Creati o matrice de comunicare, in care sa listati in dreptul fiecarui eveniment, cine va lua parte, cine este responsabil de eveniment si cine va face evaluarea eficientei evenimentului.
Dupa ce ati parcurs acesti pasi este momentul sa cereti aprobarea din partea bordului de proiect pentru plan si sa-l puneti in aplicare dupa aprobare.
Va atasez un exemplu de registru de comunicare (template comunicare) pe care il folosim in cadrul proiectelor noastre pentru a va face o idee despre instrumentele folosite de Newfield Consulting in managementul proiectelor.
Succes si inspiratie.
Laszlo Pacso
Manager de proiect