Feedbackul reprezinta un element esential pentru ca o comunicare sa fie eficienta.

Un feedback eficient ne ajuta in primul rand sa constientizam ceea ce facem, spunem si modul in care actionam. Ne ofera posibilitatea de a ne schimba comportamentul.

Un feedback trebuie oferit intr-un mod delicat si suportiv.

Caracteristicile unui feedback eficient sunt:

• se refera la faptele descrise de vorbitor si nu la interpretarile sau asteptarile ascultatorului, daca sugeram motive pentru comportamentul unei persoane, acesteia ii va fi mai greu sa-si inteleaga adevaratele motive si va deveni defensiva.
• sa fie descriptiv si nu evaluativ, daca se fac judecati de valoare despre comportamentul unei persoane nu inseamna ca persoana va dori sa-si schimbe comportamentul, ci mai degraba va fi ofensata si plina de resentimente.
• sa fie specific si concret, sa se refere la un comportament anume si la comportament in general.
• sa impartaseasca emotii si ganduri, dar sa nu ofere sfaturi.
• sa fie concentrat asupra informatiei pe care interlocutorul ar putea sa o foloseasca, informatii care sa fie relevante, importante
• sa fie oferit pentru acele comportamente si atitudini care pot fi schimbate usor si care atrag dupa sine schimbari mai mari
• sa ofere alternative comportamentale, altfel cel ce il primeste va experimenta o stare de conflict si tensiune afectiva

Atunci cand oferim feedback:

• sa nu folosim feedback-ul pentru a ne descarca pe cineva;
• sa reflectam asupra modului prin care il putem ajuta pe cel caruia ii oferim feedbackul sa invete, sa progreseze, sa se dezvolte prin ceea ce ii spun
• sa ne referim la ceea ce am observat, nu la ceea ce gandim despre persoana respectiva
• sa ne referim la comportamente pe care interlocutorul nostru le controleaza
• sa incepem cu comportamente pozitive care au nevoie de aprobare si incurajare

Atunci cand primim feedback:

• sa ascultam pana la capat ceea ce se spune
• sa cerem lamurirea oricarei neclaritati
• sa incurajam interlocutorului sa ofere si mai mult feedback
• acolo unde este posibil sa comparam feedbackul primit de la o persoana cu observatii facute de altii pentru a constata daca feedbackul este obiectiv
• sa multumim persoanei care ofera feedback
• sa ne gandim la ceea ce a spus interlocutorul despre comportamentul nostru
• sa ne gandim la ceea ce am vrea sa schimbam
• sa evitam atitudinea defensiva la primirea feedbackului
• sa evitam ignorarea feedbackului

Nu uitati un feedback ne da posibilitatea sa schimbam si sa modificam ceea ce facem si modul in care actionam.

va incurajam sa ne oferiti si noua cat mai multe feedbackuri pentru a ne ajuta sa ne schimbam in directia in care sa va putem ajuta cu cat mai multe informatii, subiecte si articole relevante pentru cariera voastra de manager de proiect.

Fiti pozitivi si entuziasti.

Laszlo Pacso

Manager de proiect

 Sunt multe motivele pentru care un proiect esueaza, de la lipsa de experienta a managerului de proiect, la motive si cauze independente de proiect, cum ar fi o catastrofa naturala sau de alta natura.

Ne-am propus sa va prezentam principalele 10 cauze pentru care un proiect poate esua ne insistand in mod special pe lipsa de pregatire si experienta a managerilor de proiect, subiect pe care il vom dezbate intr-o tema viitoare.

Iata cele 10 cauze:

1. Resurse insuficiente – in cazul in care managerul de proiect constata ca nu are suficiente resurse si buget inca de la inceputul proiectului pentru ducerea la bun sfarsit al proiectului este recomandabila o discutie cat mai repede cu sponsorul de proiect pentru realocare bugetara inainte de demararea proiectului;
2. Termene imposibile – este situatia in care inca de la inceput termenul solicitat de finalizare a proiectului era imposibil de atins. Este din nou recomandabil ca in momentul in care managerul de proiect constata ca termenul de finalizare a proiectului propus sau impus este imposibil de atins sa discute cu sponsorul de proiect de extinderea termenului, justificand motivele care stau la baza acestei solicitari, poate sponsorul sau clientul nu a luat in calcul anumite aspecte in momentul in care a stabilit termenul. Nu uitati niciodata ca aveti nevoie de suficient timp atat pentru livrarea rezultatelor proiectului cat si de o rezerva pentru situatii neprevazute cand anumite activitati din motive dependente sau independente de voi pot dura mai mult decat s-a planificat.
3. Comunicare defectuoasa – este una din cele mai frecvente erori care conduc la situatii dificile in cadrul unui proiect si deseori la esec. Un astfel de caz este atunci cand managerul de proiect, din diverse motive, deseori din motive egoiste si pur personale, nu comunica sponsorului sau chiar echipei statusul proiectului. Toata lumea crede ca proiectul decurge linistit si fara probleme pana cand termenul planificat este depasit. Este important sa comunicati din timp echipei si stakeholderilor direct afectati de proiect orice deviatie fata de cele planificate. Nu ascundeti aceste lucruri. Spunand aceste lucruri din timp aveti posibilitatea ca impreuna cu ei sa recuperati deviatia si sa repuneti proiectul in grafic.
4. Lipsa concentrarii – este intalnit in general in situatiile in care echipa de proiect nu prea stie exact ceea ce se asteapta de la ei astfel ei isi pierd concentrarea si chiar interesul fata de proiect. Este cazul in care li se traseaza o sarcina fara a li se spune ceea ce este necesar legat de acest job si fara a li se trasa termene si obiective legat de sarcinile de executat. Toti membrii echipei de proiect ar trebui sa aiba obiective, termene si acestea ar trebui monitorizate permanent pe parcursul fiecarei etape sau faze ale proiectului.
5. Moralul scazut - este atunci cand echipa de proiect este demotivata si in consecinta nu livreaza nimic la timp. Daca doriti ca fiecare sa livreze rezultatele in termenele si la calitatea setata, atunci trebuie sa-i motivati  prin recunoastere si recompensare. Este important ca managerul de proiect sa aiba un nivel foarte ridicat de automotivare, numai avand o atitudine relaxata si o abordare pozitiva si sanatoasa poate inspira si pe altii la acelasi lucru.
6. Suportul oferit de sponsor – apara ca o problema ce poate genera esec atunci cand managerul de proiect primeste foarte putin suport si sprijin din partea sponsorului. Asta se intampla cand sponsorul nu este disponibil pentru rezolvarea problemelor ce inerent apar in fiecare proiect sau nu ofera resurse suplimentare sau sprijin financiar cand este nevoie justificata. In astfel de situatii este recomandabila o discutie deschisa si sincera cu sponsorul de proiect, in care sa-i spuneti franc ce aveti nevoie si cand.
7. Pierderea scopului – se intampla in situatiile in care scopul se tot schimba pe parcursul derularii proiectului si astfel nu exista niste obiective clar fixate. La fiecare schimbare se pierd resurse si timp, astfel ca un control al schimbarilor este critic. Scopul trebuie foarte clar definit si daca totusi pe derularea proiectuluu este nevoie de schimbare sa va asigurati ca cererea de schimbare este aprobat in mod formal de sponsor si beneficiar.
8. Lungimea termenului de finalizare a proiectului – este in situatiilein care termenul de realizare a proiectului este mult prea lung. In decursul timpului cerintele clientului se pot modifica, de aceea in astfel de cazuri este mai bine sa spargeti proiectul in proiecte mai mici pe care sa le livrati ca si proiecte de sine statatoare, chiar daca din punct de vedere functional rezultatele lor sunt inlantuite.
9. Lipsa instrumentelor potrivite – poate conduce la haos si la dificultati de planificare, monitorizare, control si evaluare, crescand probabilitatea de aparitie a erorilor de planificare sau executie. Utilizand instrumente de foarte buna calitate cum ar fi templaturile, formularele, registrele, procesele si metodologiile de proiect cresteti considerabil sansa de succes al proiectelor. Va invitam sa ne contactati pentru a afla despre metodologia si instrumentele de management de proiect folosite de Newfield Consulting.
10. Implicarea clientului – in cazul in care clientul se implica foarte putin sau deloc in derularea proiectului s-a dovedit fatal la multe proiecte. Este vital sa va asigurati clientii implicati pe tot parcursul proiectului pentru a fi permanent siguri ca ceea ce livrati corespunde in totalitate cu cerintele sale. Nu uitati niciodata ca un proiect este cu adevart un succes doar in momentul in care clientul este satisfacut de rezultate.

Instrumentele si metodologia de proiect Newfield Consulting contine toate formularele, documentele, registrele, templaturile si procesele necesare pentru a evita esecul si pentru a conduce proiectele voastre spre succes.

Te invitam sa vii sa inveti sa le folosesti si sa le adaptezi proiectelor tale intr-unul din cursurile organizate de compania noastra.

Fii inspirat pe drumul tau catre succes.

Laszlo Pacso

Project manager

Pentru a avea succes ca si Manager de Proiect nu este suficient sa fii doar un bun manager, ci in primul rand sa fii un leader grozav.

Principala diferenta intre un leader si un manager este faptul ca leaderul este responsabil de setarea obiectivelor si de motivarea echipei pentru atingerea lor, pe cand un manager este in primul rand responsabil pentru organizarea si coordonarea activitatilor necesare pentru atingerea obiectivelor setate.

Pentru a-si dezvolta abilitatile de leader un manager de proiect ar trebui sa fie preocupat de urmatoarele:

• Sa fie capabil sa stabileasca obiective – Orice proiect incepe prin setarea unor obiective si termene de atingerea a acestor obiective. Obiectievele trebuie sa fie SMART, adica specific, masurabile, asumate, realizabile si bine incadrate in timp. Dupa ce s-au stabilit obiectivele este importanta definirea si creionarea rutei sau hartei de proiect (roadmap) pentru ca fiecare membru al echipei de proiect sa stie ce trebuie facut si cand. Metodologiile folosite de Newfield Consulting se bazeaza pe recomandarile din PMBOK si sunt adaptate permanent pe baza experientei si a invatamintelor trase de catre echipa de proiect in urma derularii si finalizarii proiectelor. Aceste metodologii ii ajuta pe managerii de proiect in realizarea acestor deziderate.
• Sa fie entuziasmat si pasionat de ceea ce face – Managerul de proiect trebuie sa fie o permanenta sursa de entuziasm si pasiune. Pasiunea este motorul care se hraneste din incredere si genereaza incredere miscand lucrurile spre success, din aceasta cauza este important ca managerii de proiect sa dovedeasca entuziasm legat de atingerea obiectivelor. Acest entuziasm este contagios si este principalul motor prin care proiectul este condus spre success prin generarea increderii si entuziasmului in randul membrilor echipei de proiect.
• Sa fie focusat – Daca un manager de proiect doreste ca echipa sa-l urmeze este important ca pe parcursul derularii proiectului sa dovedesca o indistructibila focusare pe atingerea obiectivelor proiectului. Este de asemenea important ca managerul de proiect sa fie cea mai sarguincioasa si determinata persoana din echipa inspirand prin asta si restul membrilor de echipa sa-I urmeze exemplul.
• Sa creada in valori pozitive puternice si sa se identifice cu ele – Un manager de proiect este important sa creada in valori pozitive puternice, cu care sa se identifice. Sa nu uitam niciodata ca valorile in care credem sunt cele care ne definesc ca si persoane. Daca dorim sa fim un leader puternic si inspirational este important sa credem in valori pozitive putrernice.
• Sa fie capabil sa-si adapteze stilul de leadership – Un manager de proiect ar trebui sa mediteze la stilul sau de leadership si la modul in care doreste sa fie perceput de catre ceilalti, in special de catre echipa de proiect. Cum doreste sa fie vazut de ceilalti ca un om sever sau flexibil, formal sau informal, strict sau mai relaxat etc? Nu uitati ca stilul de leadership este important in primul rand sa se potriveasca cu personalitatea, stilul si calitatile noastre si in al doilea rand sa fie adaptat perfect echipei noastre de proiect.

In general oamenii sunt dispusi sa urmeze un leader cand acesta este un exemplu deosebit pentru ei. Ei au nevoie sa creada si sa aiba incredere in managerul de proiect si ca persoana nu doar datorita pozitiei sau rolului sau in echipa.

Iata mai jos cateva sfaturi pentru a creste increderea echipei:

• Asigurati implicarea – Incepeti prin a contacta personal fiecare membru al echipei pentru a- spune cat este de important rolul sau in cadrul proiectului. Faceti-l sa se simta valoros si asigurativa de implicarea lui in atingerea succesului proiectului.
• Setati obiective realizabile – setati pentru fiecare membru al echipei 3 maxim 5 obiective de atins intr-un termen rezonabil. Implicati fiecare membru in exercitiul de stabilire a obiectivelor pentru a va asigura asumarea acestora de catre ei, dupa care evaluati progresul pe tot parcursul proiectului.
• Recompensati performantele deosebite – daca obiectivele sunt atinse oferiti felicitari si asigurati membrul de echipa ca sunteti mandru de el, dupa care resetati obiective noi pentru urmatoarea perioada sau faza a proiectului.
• Implicativa personal – Este important sa cunoasteti fiecare membru al echipei de proiect la nivel personal. Invatati mai mult despre ceea ce ii motiveaza pentru a-l putea pastra focusat pe atingerea obiectivelor setate.
• Fiti suportivi – Este important sa fiti acolo cand un membru al echipei necesita ajutorul, sfatul sau prezenta dumneavoastra. Oferiti cat mai mult support posibil echipei, indifferent ca este vorba de support professional sau personal.
• Fiti pozitivi – Incercati sa ramaneti pozitivi in orice situatie mai ales in discutiile cu membrii echipei. Doar vazand partea plina a paharului, in orice situatie, veti putea inspira echipa pentru a scoate cei mai bun din ei.

Bineinteles orice leader de exceptie, are nevoie de instrumente de exceptie. Pentru a va ajuta sa setati usor si correct obiectivele si pentru a creiona in mod usor harta proiectului va recomandam sa utilizati metodologii de management de proiect profesionale, asa cum este si metodologia propusa de Newfield Consulting si care este inspirata din ghidul de buna practica propus de PMI.

Recomandam sa vizitati site-ul nostru www.newfield.ro pentru mai multe detalii si va incurajam sa va inscrieti la unul din cursurile de management de proiect organizate de noi unde veti putea dobandi si exersa abilitatile in utilizarea acestor instrumente si chiar in adaptarea lor la specificul activitatii voastre.

Sa aveti parte de mult entuziasm pe drumul vostru catre success.

Laszlo Pacso

Manager de proiect

Newfield Consulting

Incepand cu data de 18.09.2009 compania noastra a devenit furnizor acreditat CNFPA (Consiliul National de Formare Profesionala a Adultilor) si este inregistrata in Registrul National al Formatorilor Profesionali al Adultilor la numarul 04/800/18.09.2009.